La régularisation des charges
Une fois par an, comparer les provisions aux charges réelles : le décompte, les justificatifs, les délais et le cas du locataire parti.
Textes vérifiés le 4 novembre 2026
Léa verse chaque mois 60,00 € de provisions pour charges. Ce sont des avances. Une fois par an, Camille les compare aux charges réelles de l’année : Léa paie la différence, ou Camille la lui rend. C’est la régularisation des charges.
Une fois par an
Un mois avant de régulariser, vous envoyez au locataire le décompte des charges par nature.
Seules les provisions se régularisent. Un forfait de charges ne donne jamais lieu à complément ni à remboursement.
La loi ne dit pas sur quelle année compter. En copropriété, prenez l’exercice comptable du syndic : ses comptes, approuvés en assemblée générale, donnent les dépenses réelles de votre logement. Hors copropriété, l’année civile est la plus simple.
Le décompte
Le décompte compare deux sommes : les charges récupérables de l’année et les provisions demandées au locataire pour la même période. Il présente les charges par nature : eau, ascenseur, entretien des parties communes, taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Ce qui peut y figurer est détaillé dans les charges récupérables.
Dans un immeuble collectif, le décompte indique aussi comment les charges sont réparties entre les locataires, par exemple votre part du relevé du syndic. Quand le chauffage ou l’eau chaude sont collectifs, vous y joignez une note sur leur mode de calcul et la consommation du logement (art. 23).
Un locataire présent une partie de l’année ne paie que sa part : le montant de chaque charge multiplié par ses jours dans le logement, divisé par les jours de l’année.
Exemple
Camille régularise les charges de Léa pour 2026
En mai 2027, Camille reçoit le relevé de charges de 2026, approuvé par l’assemblée générale. Avec la taxe d’enlèvement des ordures ménagères de son avis de taxe foncière 2026, les charges récupérables de son logement sont :
| Charge | 2026 |
|---|---|
| Entretien et électricité des parties communes | 410,00 € |
| Ascenseur | 185,00 € |
| Eau froide | 160,00 € |
| Taxe d’enlèvement des ordures ménagères | 172,00 € |
| Total des charges | 927,00 € |
| Provisions demandées à Léa, 12 × 60,00 € | 720,00 € |
| Reste à payer par Léa | 207,00 € |
Léa a occupé le logement toute l’année : chaque charge compte en entier. Camille envoie le décompte le 10 mai 2027.
10 mai 2027
Camille envoie le décompte
Le relevé du syndic et l’avis de taxe foncière restent à la disposition de Léa.
10 juin 2027
Les 207,00 € sont dus
Un mois après l’envoi du décompte, Camille les demande avec le loyer suivant. Elle peut aussi porter les provisions à 77,25 € par mois, soit 927,00 € divisés par 12.
10 novembre 2027
Fin de la consultation des justificatifs
Léa peut consulter les justificatifs jusqu’à ce jour, six mois après l’envoi du décompte.
Si les provisions avaient dépassé les charges, Camille aurait rendu la différence à Léa, par virement ou en la déduisant d’un prochain loyer.
Les justificatifs
Pendant six mois après l’envoi du décompte, vous tenez les pièces à la disposition du locataire : le relevé du syndic, l’avis de taxe foncière, les factures et les contrats. Il peut demander à les consulter, et à recevoir le récapitulatif des charges du logement par courrier ou par voie électronique (art. 23).
Les charges ne sont dues que sur justificatifs. Une somme que vous ne pouvez pas justifier ne se demande pas.
Une régularisation en retard
Une régularisation tardive reste possible, mais elle donne un droit au locataire.
Les charges de 2026 régularisées après le 31 décembre 2027 se paient par douzièmes.
Si Camille n’envoyait le décompte de 2026 qu’en février 2028, Léa pourrait payer les 207,00 € en douze fois 17,25 €.
La régularisation a aussi une limite dans le temps. Toute action née du bail se prescrit par trois ans : passé ce délai, elle n’est plus possible (loi de 1989, art. 7-1). Le délai court du jour où celui qui agit a connu, ou aurait dû connaître, les faits qui lui permettent d’agir.
Le point de départ, pour des charges, peut se discuter : régularisez chaque année, dès que les comptes de l’année sont connus. Votre locataire a aussi trois ans pour vous réclamer des provisions versées en trop ou une charge qui n’était pas récupérable.
Si le locataire est parti
La régularisation reste due pour les jours qu’il a passés dans le logement. Dans un immeuble collectif, les comptes de l’année peuvent ne pas être connus au départ du locataire. Vous pouvez alors garder une partie du dépôt de garantie, au plus 20 % de son montant, jusqu’à l’approbation des comptes de l’immeuble (loi de 1989, art. 22). Le calcul et les délais sont dans le dépôt de garantie.
La régularisation et la restitution de la somme gardée se font dans le mois qui suit l’approbation des comptes. Si votre ancien locataire doit plus que la somme gardée, vous lui demandez le reste. S’il doit moins, ou si ses provisions dépassaient les charges, vous lui rendez la différence.
Textes
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23 : régularisation des charges.
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 7-1 : prescription des actions du bail.
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 22 : dépôt de garantie.
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987, annexe : liste des charges récupérables.
- Régularisation des charges locatives, Service-Public.fr.
Les charges récupérables
Les dépenses que vous pouvez demander au locataire, poste par poste, et celles qui restent à votre charge : taxe foncière, syndic, travaux, assurance.
Réparations : qui paie quoi
Ce qui revient au locataire, ce qui reste à votre charge, l’entretien de la chaudière et que faire quand le locataire signale un problème.